Como fazer backup do SharePoint?

Índice:

• Como fazer backup do SharePoint?
• Quais dados são armazenados nos sites do SharePoint?
• A Lixeira do SharePoint substitui um backup?
• Como funciona o histórico de versões para documentos?
• Quais são os principais riscos de perda de dados no SharePoint?
• Políticas de retenção do Microsoft 365 são um tipo de backup?
• É possível exportar os dados de um site do SharePoint manualmente?
• Como as ferramentas de terceiros automatizam o backup?
• Qual o papel de um Storage NAS na proteção do SharePoint?
• Montando uma estratégia de recuperação para o SharePoint

A perda de um site inteiro no SharePoint, com todos os seus documentos, listas e páginas, pode paralisar as operações de uma equipe. Muitas vezes, essa situação ocorre não por uma falha catastrófica, mas por um erro humano, como a exclusão acidental de um site ou a remoção de um usuário com permissões críticas.

Embora a plataforma da Microsoft inclua recursos de proteção, como lixeira e histórico de versões, eles possuem limitações importantes. Entender como funcionam e onde terminam suas garantias é o primeiro passo para criar uma estratégia de proteção de dados que realmente funcione quando mais se precisa dela.

A verdadeira segurança dos dados do SharePoint vai além da recuperação de um arquivo apagado. Envolve proteger a estrutura dos sites, as permissões e os metadados contra exclusões permanentes, ataques e falhas de sincronização, garantindo uma recuperação rápida e completa.

Como fazer backup do SharePoint?

Proteger os dados do SharePoint envolve uma combinação de recursos nativos e, em muitos casos, uma solução de backup externa. A plataforma oferece mecanismos como a Lixeira e o Histórico de Versões, que fornecem uma primeira camada de defesa contra exclusões e alterações acidentais.

A Lixeira retém itens excluídos por um período, permitindo a restauração pelo próprio usuário. O Histórico de Versões, por sua vez, salva cópias anteriores de documentos, possibilitando reverter modificações indesejadas. Contudo, esses recursos são projetados para recuperação operacional de curto prazo.

Para uma proteção completa, que cubra cenários de desastre, exclusões em massa ou ataques de ransomware, é necessário criar cópias independentes dos dados. Isso pode ser feito através de ferramentas de terceiros que se conectam ao Microsoft 365 e extraem os dados para um armazenamento separado, seja na nuvem ou local.

Quais dados são armazenados nos sites do SharePoint?

Um site do SharePoint é muito mais do que um repositório de arquivos. Ele armazena uma estrutura complexa de dados que sustenta a colaboração corporativa, incluindo bibliotecas de documentos, listas personalizadas, páginas de site, notícias e configurações de permissões.

As bibliotecas de documentos contêm os arquivos do Word, Excel, PowerPoint e PDFs, com seus respectivos metadados e histórico de versões. As listas funcionam como bancos de dados simples para rastrear informações, como contatos, tarefas ou inventários, e são essenciais para muitos processos de negócio.

Além disso, a estrutura do próprio site, incluindo sua aparência, navegação, aplicativos integrados e as permissões de acesso dos usuários, constitui um dado crítico. Perder essa estrutura significa não apenas perder arquivos, mas também toda a organização e o contexto de trabalho construído pela equipe.

A Lixeira do SharePoint substitui um backup?

A Lixeira do SharePoint é uma ferramenta de recuperação útil, mas não substitui uma estratégia de backup. Ela funciona em dois estágios: a Lixeira do site, visível ao usuário, e a Lixeira da Coleção de Sites, acessível apenas por administradores.

Quando um item é excluído, ele vai para a primeira lixeira e permanece lá por 93 dias, a menos que seja esvaziada antes. Após esse período, ou se for excluído da primeira lixeira, o item move-se para a segunda, onde fica pelo tempo restante dos 93 dias totais. Depois disso, ele é permanentemente apagado.

Essa proteção é limitada. A lixeira não protege contra a corrupção de arquivos, ataques de ransomware que criptografam os dados em massa ou a exclusão de um site inteiro, que tem um processo de recuperação mais complexo e limitado. Uma cópia de backup independente fica fora desse ciclo e sob controle da organização.

Como funciona o histórico de versões para documentos?

O histórico de versões é um recurso poderoso do SharePoint para proteger documentos contra alterações indesejadas ou erros de edição. A cada vez que um arquivo é salvo, a plataforma pode criar uma nova versão, mantendo um registro das modificações anteriores.

Isso permite que um usuário compare diferentes versões de um documento, veja quem fez as alterações e, se necessário, restaure uma cópia mais antiga. O número de versões mantidas é configurável pelo administrador do site, oferecendo um controle granular sobre a retenção de alterações.

Apesar de sua utilidade, o versionamento não é um backup. Se o arquivo original for excluído e passar pelo ciclo da lixeira, todas as suas versões serão perdidas com ele. Da mesma forma, se o site inteiro for comprometido ou excluído, o histórico de versões não terá utilidade para a recuperação.

Quais são os principais riscos de perda de dados no SharePoint?

A perda de dados no SharePoint pode ocorrer por diversos motivos, indo além de simples falhas de hardware. O erro humano continua sendo a causa mais comum, incluindo a exclusão acidental de arquivos, listas ou até mesmo sites inteiros por usuários com permissões elevadas.

Ameaças de segurança, como ataques de ransomware, representam um risco significativo. Um ataque bem-sucedido pode criptografar milhares de arquivos rapidamente, e a sincronização com o OneDrive pode propagar esses arquivos corrompidos, tornando a recuperação nativa um desafio.

Outros riscos incluem a exclusão de contas de usuários, que pode levar à remoção de dados associados, e políticas de retenção mal configuradas, que podem apagar informações importantes permanentemente. A ausência de uma cópia de backup externa deixa a organização vulnerável a todos esses cenários.

Políticas de retenção do Microsoft 365 são um tipo de backup?

As políticas de retenção do Microsoft 365 são ferramentas de conformidade, não de backup. Seu objetivo principal é garantir que os dados sejam mantidos pelo tempo necessário para atender a requisitos legais, regulatórios ou de governança interna, e que sejam descartados após esse período.

Uma política de retenção pode impedir que um documento ou e-mail seja permanentemente excluído, mesmo que um usuário o apague da lixeira. O item fica preservado em um local seguro, invisível ao usuário, mas recuperável por um administrador para fins de auditoria ou eDiscovery.

A finalidade é diferente da de um backup. A restauração de dados retidos é um processo complexo, não projetado para recuperação rápida e em massa após um desastre. Um backup, por outro lado, é otimizado para restaurar rapidamente os dados ao seu estado original, minimizando o tempo de inatividade.

É possível exportar os dados de um site do SharePoint manualmente?

A exportação manual de dados do SharePoint é possível, mas é um processo trabalhoso e propenso a erros, inadequado para uma rotina de proteção consistente. Usuários podem baixar arquivos e pastas de uma biblioteca de documentos para seus computadores, criando uma cópia local.

Para listas, existe a opção "Exportar para Excel", que cria um arquivo com os dados da lista, mas sem os anexos ou a formatação complexa. No entanto, esses métodos não capturam a estrutura do site, as permissões, os fluxos de trabalho ou as páginas. É uma cópia parcial e desestruturada.

Essa abordagem não é escalável para ambientes com muitos sites ou grandes volumes de dados. Além disso, por ser manual, ela depende da disciplina do usuário e não oferece automação, versionamento ou um ponto de recuperação confiável, características essenciais de uma estratégia de backup robusta.

Como as ferramentas de terceiros automatizam o backup?

Ferramentas de terceiros resolvem as limitações dos métodos manuais e dos recursos nativos ao automatizar o processo de backup do SharePoint. Essas soluções se conectam diretamente ao ambiente Microsoft 365 por meio de APIs e realizam cópias completas e programadas dos dados.

Elas são capazes de capturar não apenas os arquivos, mas também as listas, permissões, metadados e a estrutura dos sites. Os backups são armazenados em um local independente, como um data center na nuvem do provedor de backup ou um storage local, como um servidor NAS.

A automação garante que os backups sejam executados de forma consistente, sem intervenção humana. Além disso, essas ferramentas oferecem opções de recuperação granular, permitindo restaurar um único arquivo, uma lista específica ou um site inteiro com poucos cliques, agilizando a recuperação após um incidente.

Qual o papel de um Storage NAS na proteção do SharePoint?

Um Storage NAS (Network Attached Storage) pode desempenhar um papel central na estratégia de backup do SharePoint, especialmente para organizações que desejam manter o controle sobre suas cópias de segurança. Ele serve como um destino de armazenamento local para os dados extraídos da nuvem da Microsoft.

Utilizando aplicativos de backup específicos para Microsoft 365, disponíveis em sistemas de NAS modernos, é possível agendar rotinas que copiam os dados dos sites do SharePoint para o storage. Isso cria uma cópia independente e fisicamente separada, alinhada com a regra de backup 3-2-1.

Ter um backup local em um NAS oferece vantagens como recuperação mais rápida, pois os dados não precisam ser baixados da internet. Também garante soberania dos dados, já que a organização mantém a posse total das cópias de segurança, protegendo-as contra exclusões na plataforma de origem ou problemas de acesso à conta.

Montando uma estratégia de recuperação para o SharePoint

Uma estratégia de recuperação eficaz para o SharePoint combina o uso inteligente dos recursos nativos com a implementação de um backup externo. O primeiro passo é educar os usuários sobre a Lixeira e o Histórico de Versões para resolver incidentes menores de forma autônoma.

Em seguida, é fundamental identificar os dados críticos e definir a frequência e a retenção necessárias para o backup. Para a maioria das organizações, um backup diário automatizado é o padrão, garantindo que a perda máxima de dados seja de um dia de trabalho.

A escolha da solução de backup, seja um serviço SaaS ou uma combinação de software com um Storage NAS local, dependerá dos requisitos de recuperação, orçamento e governança. O mais importante é garantir a existência de cópias independentes e testar regularmente o processo de restauração para validar a estratégia. Se precisar de ajuda para projetar uma solução robusta para proteger seus dados do SharePoint, fale com um de nossos especialistas.